Ce este și cum organizezi un soft opening pentru restaurantul tău?

Să presupunem că ai trecut deja prin procesul de creare a restaurantului și că visul tău este foarte aproape de a fi realizat. Ai ales conceptul, meniul este gata, ai o bucătărie echipată complet, un manual de brand și un design interior instagramabil, iar staff-ul tău este pregătit. 

Pe măsură ce marea deschidere se apropie, îți dai seama că oamenii nu știu prea multe despre restaurantul tău. Ce faci în situația asta? Pe lângă promovarea pe conturile de socializare și pe website-ul propriu, îți recomandăm să pregătești un soft opening pentru inaugurarea acestuia. 

În acest articol, o să îți explicăm ce înseamnă un eveniment soft opening, care sunt beneficiile pe care le poate aduce business-ului tău și care sunt pașii prin care trebuie să treci ca să te asiguri că evenimentul va fi un succes garantat.

Ce este un soft opening?

Spre deosebire de Grand Opening – ziua în care restaurantul tău se deschide către public – un soft opening este un eveniment privat, cu o listă bine definită de invitați și care are loc cu câteva zile înainte de deschiderea oficială.

În cadrul unui astfel de eveniment, poți testa diferite elemente, precum meniul, modul de servire și logistica restaurantului. Putem spune că este un fel de bacalaureat al restaurantelor. 

Chiar dacă soft opening-ul nu este un eveniment obligatoriu, noi ți-am pregătit 5 motive care o să te convingă să-l găzduiești, în cazul în care ești în dubii.

1. Publicitate

Un soft opening este o previzualizare a restaurantului și a ofertei sale. Un astfel de eveniment este unic în istoria fiecărui restaurant și de aceea trebuie să profiți la maximum de el.

Dacă ai clienții potriviți în momentul potrivit, o să reușești să generezi publicitate care o să aducă doar plus valoare afacerii tale. 

2. Vezi dacă personalul este pregătit

Soft opening-ul unui restaurant este o modalitate fantastică prin care poți descoperi nivelul de pregătire al angajaților. Prin acest „test” vei afla care sunt procesele și practicile ce trebuie păstrate și cele care trebuie schimbate. 

3. Verifică partea de logistică

Dacă oricare dintre activitățile unui restaurant nu funcționează la potențialul lor maxim, cum ar fi preluarea comenzilor, sistemele de plată sau gestionarea stocurilor de ingrediente, un astfel de eveniment este perfect pentru reorganizare. 

4. Feedback

Un soft opening este un moment ideal pentru a obține feedback constructiv de la clienți. Întreabă-i ce părere au despre concept, meniu și modul de servire. 

Odată ce ai primit feedback-ul, poți să îmbunătățești experiența oferită de restaurant înainte de marea deschidere. 

5. Fidelizarea clienților

Există marea șansă ca oamenii pe care i-ai invitat la eveniment să se întoarcă și cu alte ocazii. Astfel, ți-am creat deja o mică listă de clienți fideli!

Care este momentul potrivit pentru un soft opening?

De cele mai multe ori, data unui soft opening trebuie să fie înainte de marea deschidere. Un lucru de reținut este că hype-ul se stinge repede, astfel că, nu îți sugerăm un decalaj mare între cele două evenimente. 

Sfatul nostru este ca distanța dintre evenimente să fie cuprinsă între câteva zile și o săptămână. Astfel, hype-ul se menține, iar tu ai timp să aplici feedback-ul obținut și să faci modificările necesare. 

Cum te pregătești pentru un soft opening?

Nu există un ghid complet de care să ții cont atunci când planifici un soft opening, dar sunt elemente, precum meniul, prețurile, intervalul de timp și oaspeții de care fiecare restaurant trebuie să țină cont în planificarea evenimentului. 

1. Meniul

O metodă bună prin care poți să-ți planifici ușor meniul e prin a răspunde la următoarele întrebări: 

1. Vom avea un meniu complet sau limitat?
2. Vom oferi meniul pe parcursul mai multor zile?
3. Ce vom servi?
4. Câte porții o să servim?
5. Avem un signature plate?

Meniu limitat

Majoritatea persoanelor ce participă la un soft opening știu că acest eveniment este considerat o „repetiție” pentru marea deschidere, iar asta înseamnă că o să fie confortabili cu un meniu limitat. 

Un meniu limitat înseamnă că preparatele servite trebuie alese și pregătite cu mare atenție. 

Meniu complet

Un meniu complet are avantajele și dezavantajele sale. Un avantaj este faptul că invitații descoperă fiecare preparat și există șansa să-și dezvolte un dish favorit și să revină cât mai curând.

În schimb, un meniul complet implică multe elemente ce trebuie gestionate, iar, astfel, riscul de a crea o experiență culinară mediocră crește. 

Sfatul nostru este, indiferent de alegere, să te asiguri că persoanele invitate cunosc tipul de meniu ce urmează să fie servit.

2. Data Evenimentul

Un soft opening poate fi ținut într-o singură seară sau pe parcursul mai multor zile. Cu toate acestea, data evenimentului depinde de mulți factori, cum ar fi bugetul sau ziua oficială a deschiderii. 

3. Prețul

După ce ai stabilit meniul și data evenimentului, este momentul să decizi care este prețul articolelor din meniu. Noi îți propunem următoarele variante:

Gratuit 

Este cea mai scumpă alegere, dar are un efect puternic asupra invitaților. Este o alegere potrivită dacă soft opening-ul este desfășurat doar într-o singură zi. 

Preț întreg

Cu un efect total opus asupra invitaților prin comparație cu meniului gratuit, această alegere este cea mai eficientă din punct de vedere al costurilor. Pe lângă asta, avantajul este că oferă clienților o imagine completă asupra afacerii tale.

Meniu cu discount 

Un punct intermediar între meniul gratuit și cel cu preț întreg, opțiunea de a oferi un meniu cu discount este o modalitate fantastică prin care mulțumești clienții.

Indiferent de alegerea făcută, sfatul nostru este să o oferi o „mică atenție” din partea casei invitaților tăi, indiferent că este vorba despre un desert, o băutură sau un mic pachet pentru acasă. 

4. Lista de invitați

Ultimul punct de pe lista noastră și o întrebare foarte relevantă: Pe cine invităm la soft opening?  

Familie și prieteni 

PROs:

-Greșelile făcute nu au un impact asupra imaginii tale

-Feedback-ul este garantat

Chiar dacă familia și prietenii îți vor oferi cu siguranță un feedback, există șansa ca acesta să nu fie unul constructiv deoarece nu vor să-ți rănească sentimentele. Discută cu ei și roagă-i să fie sinceri în feedback-ul pe care ți-l oferă. 

Antreprenori locali 

PROs:

-Ajuți la construirea un sentiment de comunitate

-Îți dezvolți rețeaua de clienți și creezi relații cu antreprenori din domeniul tău. 

Influenceri 

Descoperă AICI toate PRO-urile promovării restaurantelor cu ajutorul influencerilor și cum să o faci.  

În schimb, un mare dezavantaj este faptul că, dacă evenimentul nu merge conform planului, atunci trebuie să te pregătești pentru un review cât mai sincer din partea unui influencer, pe care îl va împărtăși cu fanii săi.

Așadar, dacă nu ești tocmai sigur pe capacitatea echipei tale de a porni cu dreptul, păstrează pentru mai târziu invitația către influenceri.

Ce trebuie să includă invitația la un astfel de eveniment? 

-Ora, data și adresa evenimentului

-Detalii despre dress code (opțional)

-Detalii despre meniu (prețul este opțional)

-Detalii despre procesul de rezervare

Asigură-te că oferi timp de răspuns invitaților. Dacă trimiți invitația prea târziu, este posibil să descoperi că oamenii au alte planuri în ziua evenimentului tău. Sfatul nostru este să trimiteți invitațiile cu cel puțin două săptămâni până la eveniment. 

Acum, că ai clarificat aspectele legate de meniu, lista de invitați e pregătită și ai stabilit data, tot ce mai e de făcut este să te aștepți ziua evenimentului. Și nu uita că scopul principal este de a observa activitatea restaurantului și de a îmbunătăți experiența oferită! 

Chiar dacă un soft opening poate părea ca un pas suplimentar care întârzie deschiderea oficială, un astfel de eveniment este extrem de valoros pentru succesul afacerii tale. Pe lângă oportunitatea de a identifica și rezolva probleme, este o formă de marketing unică pentru o afacere!

Și pentru că știm cât de greu este să organizezi un soft opening, ți-am pregătit un checklist care o să-ți facă viața mult mai ușoară!